○東山梨行政事務組合事務取扱規程

昭和50年5月24日

訓令甲第4号

第1章 総則

第1条 東山梨行政事務組合における事務の取り扱いについては、別に定めるもののほかこの規程の定めるところによる。

第2条 事務処理は、主管課(署又は所)長、消防長、事務局長を経て管理者の決裁を受けなければならない。

第3条 文書の取り扱いに要する帳簿は、次のとおりとする。

(1) 文書収受簿

(2) 文書発送簿

(3) 逓送簿

(4) 郵便切手受払簿

(5) 電話収受処理簿

(6) 廃棄簿

第4条 文書の記号は、事務局にあっては「東山行」、消防本部にあっては「東山消」、東山聖苑(以下「聖苑」という。)にあっては「東山聖」を用い、番号は毎年1月1日に始まり12月31日に終わる。同一事件については、その事件が完結するまで同一番号を用いなければならない。軽易なものについては、号外とする。

2 秘密の取り扱いを要する文書については、その上部に「秘」と記し紙袋に入れる方法によって他見に触れないように処理しなければならない。特に急を要する文書及び重要なる文書は、主管者又はその代理者自ら携行し回覧に供さなければならない。

第2章 文書の種別、文例及び文体

第5条 文書のうち公示及び令達の種別は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により条例となるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により規則となるもの

(3) 訓令甲 庁中一般又は事務部局、本部、署若しくは聖苑等の職員に対し、事務処理又は一定事項につき令達するもので例規となるもの

(4) 訓令乙 3号に準ずるもので東山梨行政事務組合例規に登載しないもの

(5) 告示 一定事項を公式に広く一般に周知させるために公示するもの

(6) 公告 一定事項を特定の個人又は一般に周知させるために公告するもの

(7) 諭告 一定事項を注意的又は好意的に管内に周知させるもの

(8) 通達 上級行政機関が下級行政機関又は所属職員に対し、職務運営の細目的事項、法令の解釈、運用方針を指示するもの

(9) 達 課長、署長又は所長が内部処理のため命令事項として部下職員に示達するもの

(10) 指令 個人又は団体からの申請、願に対して許可、認可又は指示命令するもの

2 前項以外の文書(以下「一般文書」という。)の種別は、おおむね次のとおりとする。

(1) 上申 上司又は上級官公署に対し、意見又は事実を述べるもの

(2) 副申 上司又は上級官公署に対し、進達する文書に意見を添えるもの

(3) 内申 上司又は上級官公署に対し、内申するもの

(4) 申請 上司又は上級官公署に対し、許可、認可等の行為を請求するもの

(5) 伺 上司又は上級官公署に対し、その指揮を請求するもの

(6) 報告 上司又は上級官公署に対し、事実を報告するもの

(7) 届 上司又は上級官公署に対し、一定事項を届け出るもの

(8) 進達 個人、団体等から受理した書類その他の物件を、上司又は上級官公署に差し出すもの

(9) 願 上司又は上級官公署に対し、軽易な行為を請求するもの

(10) 通知 相手方に事実を知らせるもの

(11) 依命通達 上司から命を受けた特定事項を、自己の名で発するもの

(12) 協議 相手方に同意を求めるもの

(13) 照会 相手方に対し、事実、意見等について回答を求めるもの

(14) 回答 協議又は依頼に対し、同意、承諾等の意志又は事実若しくは意見を答えるもの

(15) 依頼 相手方に対し行為を求めるもの

(16) 送付 物件を相手方に送達し、その受領を要求するもの

(17) 証明 一定の事実を証明するもの

(18) 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの

(19) 辞令 任命 給与又は勤務を命ずるもの

(文書作成の要領)

第6条 文書は、次の各号により、平易簡明に作成し、字句の訂正は、その消すべき文字が明らかに読みうるように=線を引き、そう入文字は上部に記入し、訂正印をもってこれに証印しなければならない。

(1) 文体は、別に定める東山梨行政事務組合公文例に準拠した口語体をもって作成しなければならない。

(2) 外国の地名、外来語の表示は、カタカナを用いることができる。

(3) 縦書文書にあっては、右縦書、漢数字を用いることを原則とする。

(4) 文書の項目を細別する必要がある場合に用いる指示番号は、次のとおりとし、順次上から用いるものとする。

ア 左横書の場合

画像

イ 縦書の場合

画像

(5) 文書には、必ず濁点、半濁点をつけ、句とう点又は( )、「 」等の符号を用いて読みやすく、わかりやすくする。

第3章 文書の収受

第7条 到着した文書は、すべて総務課において収受し、次の方法により処理する。

(1) 親展文書その他開封を不適当と認めるもののほかすべてこれを開き、その文書の余白に受付印を押し、特に重要かつ緊急を要するもの又は異例に属するものは、収受に先だち事務局長又は消防長の閲覧に供した後、文書収受簿に登載し、文書とともに当該担当課、署及び聖苑に配布する。

(2) 収受の日時が、権利の得失に関係する文書は、第1号によるほかその文書の欄外に時刻をも明記し、取扱者はこれに証印し、なお封のあるものはこれを添付しなければならない。

第8条 電話又は口頭による届出で軽易な事件並びに定例によるものは、電話収受処理簿により収受しなければならない。

第9条 各担当課、署及び聖苑において直接受けた文書は、直ちに総務課に回付しなければならない。

第4章 文書の処理

第10条 第3章により収受配布された文書は、主務担当課長において査閲した後、事務担当者に交付するものとする。

2 前項の文書を受けた事務担当者は、遅滞なく処理案を添え回議又は回覧に付し処理する。ただし、特に必要と認められるもの又は緊急を要するものは直ちに上司に供覧しなければならない。

第11条 文書の起案はすべて起案用紙を用い次の各号により起案する。ただし、軽易なる回答で照会文書を保存する必要のないもの又は成規定例のあるもので閲覧に止めるものは、文書の余白にその必要に応じた事項を記入し、又は符箋用紙をもって回議することができる。

(1) 回覧について立案の経過を明らかにするため、関係資料をその参考資料として年月日順に下より上に向い一括し、又は法規条文の写を添付しなければならない。ただし、軽易な文書はこれを省略することができる。

(2) 重要又は機密に属する事件については、立案趣旨を摘記し、責任者自ら携行し口述しなければならない。

(3) 起案文書には次の区分により文書右上欄に朱書して区別する。

 甲 管理者の決裁を受けるもの

 乙 事務局長又は消防長の決裁を受けるもの

 丙 主管課(署又は所)長の決裁を受けるもの

(4) 機密文書の起案は上部欄外に秘と朱書しなければならない。

第12条 他の担当と関連ある処理案は、関係担当との合議を経て決裁を受けなければならない。ただし、特に急を要する場合は直ちに上司の決裁を得て処理した後関係担当者に回覧しなければならない。

第13条 起案文書の回議中上司の命により原議の内容を変更し、又は廃止したときは、合議文書については、その旨合議先に通知しなければならない。

第14条 急施を要する文書で、上司不在のため代決した場合、特に重要若しくは異例と認められるものは、代決者において「後閲」の表示をし、その文書を後閲に供さなければならない。

第15条 第8条により収受したものも一般の文書例により処理しなければならない。

第5章 文書の発送

第16条 決裁済の文書は、主務者において決裁年月日を記入し、発送を要するものは浄書し、直ちに総務課に回付しなければならない。

第17条 総務課において前条の発送文書の回付を受けたときは、原議と契印し、公印を押して文書発送簿に記載して発送する。この場合において文書の性質上公印を押さなくてよいと認められるものについては消防本部名をもって処理することができる。

第18条 発送文書は、管理者名又は事務局長名若しくは消防長名を用いるものとする。ただし、軽易な事件については、事務局名又は消防本部名をもって処理することができる。

2 事務局及び消防本部の各部署、相互の往復文書及びこれに類するものは、担当課長、署長名又は所長名をもってするものとする。

第19条 郵便により送付する文書は、郵便電信発送簿に、特参送付させる文書は、逓送簿に記載し、発送しなければならない。

2 郵便により送付する文書については、郵便切手受払簿に所要の事項を記入し、毎月末その結果を明らかにしなければならない。

第20条 処理の完結した文書は、文書発送簿並びに原簿の欄外に完結の印を押さなければならない。

第6章 文書の編さん及び保存事務

第21条 完結文書は、年度毎に完結順に、各担当及び署所において保存しなければならない。

第22条 編さん及び保存期限は、次のとおりとし、保存年限の起算は文書完結の翌年からとする。

(1) 永年保存

(2) 10年保存

(3) 5年保存

(4) 3年保存

(5) 1年保存

2 前項第1号永年保存に属するものは、次のとおりとする。

(1) 条例、規則、告示、訓令等例規に関する原議文書

(2) 職員の進退、賞罰に関する重要な書類

(3) 統計表及び組合史の資料となる重要な書類

(4) 組合議会の議決書等に関する重要書類

(5) 財産及び公の施設に関する書類

(6) その他重要にして永年保存を必要とする書類

3 第1項第2号10年保存に属するものは、次のとおりとする。

(1) 証明に関する書類で重要なもの

(2) 報告等に関する書類で重要なもの

(3) 金銭出納に関し、特に後日証明に必要なもの

(4) 契約関係書類にして重要なもの

(5) その他10年間保存の必要があると認められるもの

4 第1項第3号5年保存に属するものは、次のとおりとする。

(1) 組合議会に提出した議案書類

(2) 主管経理に関する書類

(3) その他5年間保存の必要があると認められる書類

5 第1項第4号3年保存に属するものは、次のとおりとする。

3年間保存の必要があると認められる書類

6 第1項第5号1年保存に属するものは、次のとおりとする。

第1項第1号乃至第4号に属さない書類

第23条 書類で特に保全を要するものは、常に別の箱に入れて「非常持出」の標示をし、有事の際持出しに便利なようにしなければならない。

第24条 保存文書がその期限を経過したときは、総務課において各担当及び署関係のものと合議の上、事務局長又は消防長の決裁を経て廃棄簿に記入の上廃棄の処分をするものとする。

第25条 事務局及び消防本部に備え付けなければならない文書の書目及び保存期間は、別表のとおりとする。

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(昭和52年訓令甲第2号)

この規程は、昭和52年4月1日から施行する。

附 則(平成9年訓令甲第11号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成14年訓令甲第1号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

別表(第25条関係)

保存年限

書目

備付区分

永年

例規編

各署各課

10

出勤簿

3

出張命令簿

休暇願簿

管外旅行届出簿

時間外勤務命令簿

文書処理簿

永年

消防沿革史

総務課

職員身上書

人事記録カード綴

宣誓書綴

身元保証書綴

退職者関係綴

昇任試験綴

表彰懲戒関係綴

備品台帳

財産台帳

10

出勤簿

官報

県公報

昇給関係綴

5

諸願届綴

消防長会議綴

署長会議綴

賃金台帳

予算差引簿

3

消耗品受払簿

永年

消防水利台帳

消防課

特殊建物台帳

防火管理者受講台帳

危険物許可関係綴

危険物保安監督者台帳

危険物台帳

消防年報

無線台帳

5

火災原因調査関係綴

予防関係綴

防火管理者講習綴

建築関係綴

危険物願届簿

10

救急統計綴

火災即報綴

東山梨行政事務組合事務取扱規程

昭和50年5月24日 訓令甲第4号

(平成14年4月1日施行)